電子郵件收件箱-傳說中的沉默殺手

　　為了重新奪回對電子郵件的控製權，意識到它對生產力的真正障礙，作者建議你首先采取以下步驟：

　　意識到電子郵件僅僅是一種溝通工具。它不是一份工作。如果商業信息能夠有效地通過其他方式溝通的話
，你可能會希望這麼做。如果使用得當，紙質溝通、電話和會議都同等有效。

　　和he自zi己ji明ming確que什shen麼me時shi間jian去qu打da開kai郵you箱xiang
，間jian隔ge多duo長chang時shi間jian開kai一yi次ci郵you箱xiang。關guan閉bi任ren何he郵you件jian到dao達da的de消xiao息xi和he提ti醒xing。這zhe些xie消xiao息xi總zong是shi看kan起qi來lai很hen緊jin急ji，可ke是shi很hen少shao真zhen的de有you那na麼me緊jin迫po。信xin不bu信xin由you你ni，黑hei莓mei和heiPhone已經關閉了這些開關。

在他們的新書《Slay the E-Mail Monster》（殺死電子郵件大怪獸）之中，作者Mike Valentine和Lynn Coffman選擇了亞洲龍作為封麵裝飾
，用它象征著每個辦公室員工和經理們都會麵對的大怪獸問題。

　　他們的建議是：在zai電dian子zi郵you件jian這zhe個ge大da怪guai獸shou殺sha了le你ni之zhi前qian，殺sha掉diao它ta。對dui銷xiao售shou來lai說shuo
，沒mei有you時shi間jian可ke以yi被bei浪lang費fei在zai沒mei有you產chan出chu的de事shi情qing上shang。如ru果guo你ni不bu斷duan地di陷xian入ru電dian子zi郵you件jian的de黑hei洞dong

，就jiu沒mei有you辦ban法fa完wan成cheng交jiao易yi。

　　Valentine 表示，“zaiwomenzaifengtiandeshengchanlijiaolianguochengzhong，womenbeiyaoqiuduizhejiaqichezhizaoshangdebangongshiyuangongcaiyongjingyishengchanyuanze
，baokuojiangjianshaolangfeidegainianzuoweitigaoshengchanlideyizhongfangfa。”Valentine還表示，“我們和日本人學到了一個詞：muda。這個詞指的是浪費的行動或者是無法增加價值或者非生產性的行為。”
　　dakaibingqiechulishoujianxianglidemeiyifengdianziyoujian。shoujianxiangbushiwenjiangui。tazhishinideyigeyouxiang，yidannikanwanleyifengyoujianhou
，yaomejiushanchu，yaomejiubazhefengyoujianyidongdaogaiqudedifang。niyongyuandoubuhuijinjinshiyinweinihaimeizhunbeihaofuzhangjiubameizhifudezhangdansaihuijialideyouxiangli。suoyiyebuyaozaidianziyoujiandeshoujianxiangshangzuozheyangdeshi。weizhengzaichulidejiawuchuangjianyigemulu。

　　 采用一些方法減少你收到的電子郵件的數量。如果你不希望看到所有的這些FYI（供參考）的(de)郵(you)件(jian)
，你(ni)就(jiu)應(ying)該(gai)告(gao)訴(su)別(bie)人(ren)。要(yao)求(qiu)別(bie)人(ren)把(ba)例(li)外(wai)報(bao)告(gao)給(gei)你(ni)，而(er)減(jian)少(shao)那(na)些(xie)常(chang)規(gui)性(xing)的(de)業(ye)務(wu)信(xin)息(xi)。減(jian)少(shao)那(na)些(xie)和(he)你(ni)的(de)工(gong)作(zuo)無(wu)關(guan)的(de)通(tong)訊(xun)組(zu)。告(gao)訴(su)別(bie)人(ren)你(ni)喜(xi)歡(huan)接(jie)受(shou)何(he)種(zhong)通(tong)信(xin)。

　　 不要過度發送。清理你的通訊組列表。不要答複所有的信息。避免發送無用的FYI郵件。總是要注意你在自己的業務溝通中是否正確地使用了這種溝通工具。

　　Valentine表示，“即使你是一名勤奮工作的知識工作者，我們的研究顯示
，你平均每周也要有八小時被浪費在電子郵件上。”他還表示，“采用以上步驟能夠幫你節省下來這些時間，讓你關注那些我們稱之為價值工作：對你的成功最為重要的那些項目。”

　　他們發現知識工人們最大的muda就來自於電子郵件處理不當。

　　電(dian)子(zi)郵(you)件(jian)無(wu)情(qing)地(di)偷(tou)取(qu)我(wo)們(men)的(de)時(shi)間(jian)，每(mei)次(ci)隻(zhi)是(shi)一(yi)小(xiao)塊(kuai)時(shi)間(jian)，可(ke)是(shi)積(ji)少(shao)成(cheng)多(duo)，每(mei)個(ge)星(xing)期(qi)都(dou)會(hui)有(you)數(shu)個(ge)小(xiao)時(shi)的(de)時(shi)間(jian)被(bei)浪(lang)費(fei)在(zai)上(shang)麵(mian)。很(hen)多(duo)辦(ban)公(gong)室(shi)的(de)員(yuan)工(gong)和(he)經(jing)理(li)們(men)都(dou)是(shi)用(yong)生(sheng)產(chan)工(gong)人(ren)無(wu)法(fa)做(zuo)到(dao)的(de)方(fang)式(shi)來(lai)彌(mi)補(bu)這(zhe)種(zhong)損(sun)失(shi)。通(tong)常(chang)，知(zhi)識(shi)工(gong)人(ren)們(men)都(dou)是(shi)在(zai)自(zi)己(ji)的(de)時(shi)間(jian)裏(li)處(chu)理(li)電(dian)子(zi)郵(you)件(jian)的(de)，這(zhe)可(ke)能(neng)是(shi)晚(wan)上(shang)，也(ye)可(ke)能(neng)是(shi)周(zhou)末(mo)。

　　Lynn Coffman 表示，“工人倦怠是不可避免的結果。”Lynn Coffman還表示
，“muda會殺了我們。”

　　Valentine認為，精益原則在製造環境中取得的成功比在服務行業裏更高。一個顯而易見的重要原因是：製造流程可能會受到技術的影響，但是永遠不會屈從於它。